华南农业大学档案工作管理办法

华南农办〔2010〕129号

第一章  总  则

第一条  为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用各类档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案工作是学校档案部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，它是学校管理和服务工作的重要基础工作之一，是衡量学校管理水平的重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容之一。

第三条  本办法所称的各类档案是指学校在党务活动、行政工作、教学管理、科学研究、基本建设、财务会计、外事往来、新闻出版、仪器设备、产品生产等实践过程中形成的档案；以及记录着个人成长足迹的教工人事档案等资源，它们是学校当前及长远具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料和历史记录。

第四条  全校档案由档案馆集中统一管理，各单位都有保护、管理和移交本单位档案的责任和义务，确保学校各类档案的完整、准确、系统和安全，档案馆负责全校档案工作的监督、指导、检查等工作。

第五条  学校实行立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：将档案工作纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要同步落实布置、检查、总结、验收档案工作，确保档案工作与学校其他工作的同步开展。

第二章  机构及职责

第六条  学校档案工作由1名校级领导分管，同时接受广东省教育主管部门和省档案业务部门的指导、监督与检查。

第七条  学校设立档案工作委员会，其主要职责：

（一）宣传和贯彻执行国家及地方有关档案工作的法律法规。

（二）领导全校档案工作。

（三）协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”工作，即：将档案工作纳入学校日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作，确保档案工作与学校其他工作同步开展。

（四）保证学校要把档案工作列入学校发展计划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

（五）研究决定学校档案工作发展中的重要事宜和奖惩事项。

第八条  档案馆直属学校领导，为处级建制，根据中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》，配置的正、副馆长应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历。

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。

（三）年富力强，身体健康。

第九条  档案馆是档案工作委员会的工作机构，其主要职责：

（一）执行国家和地方档案工作法律法规，综合规划全校档案工作。

（二）建立健全全校档案工作的规章制度及实施细则。

（三）负责全校各单位档案工作的监督、指导、检查等工作。

（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案。

（五）编制检索工具，编研和出版档案史料，开发档案信息资源。

（六）严格执行保密制度，负责保密资料的管理和利用等相关工作。

（七）组织实施全校档案信息化建设和电子文件归档等工作。

（八）积极开展档案宣传和咨询活动，做好档案开放和利用工作。

（九）开展专兼职档案管理人员的业务培训工作。

（十）发挥档案的教育职能，为学校开展校史、校情教育服务。

（十一）开展国内外档案学术研究和业务交流活动。

（十二）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

第十条  档案工作人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，要具备档案专业知识及现代化的管理技能。

第十一条  全校实行由档案材料形成部门和课题组预立卷归档制度。各单位在教学、科研、党政管理以及个人在职务活动中所形成的材料，由各单位进行整理立卷，按要求编目定期归档。

第十二条  各单位要明确分管档案工作的领导和兼职档案管理人员，专兼职档案员的管理按照《华南农业大学兼职档案管理人员实施办法》（华南农办〔2007〕91号）执行，其主要职责：

（一）贯彻落实国家和地方有关档案工作的法令、政策和本校有关规定，制定本部门档案工作计划。

（二）做好本部门文件材料的收集工作，按照学校各单位的归档范围和教工人事档案管理办法中的内容进行收集。

（三）坚持平时预立卷，做好在本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。

（四）将归档的文件材料整理组卷装订，做到编目清楚、标题准确，相应的信息录入档案管理系统，且信息完整，著录规范。

第三章  档案接收

第十三条  全校各单位应对纸质档案和电子档案材料同步归档，归档范围及管理，按照《华南农业大学人事档案管理实施办法》（华南农办〔2007〕106号）、《华南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表》（华南农办〔2008〕60号）及《华南农业大学实物档案管理办法》（华南农办〔2009〕67号）执行。

第十四条  经学校办公自动化系统所形成的文件材料，应按照国家及《华南农业大学电子文件归档管理办法》（华南农办〔2010〕112号）执行。

第十五条  学校实行部门立卷归档，全校综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其它均按职能部门负责的进行立卷归档。涉及多个部门由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十六条  归档时间及要求：

（一）学校办公自动化系统产生的文件材料应及时归档。

（二）各职能部门的文件材料应于次学年6月底前归档。

（三）各学院的文件材料应于次学年寒假前归档。

（四）科研和基建类档案分别在项目完成后的三个月内归档。

（五）学校举行重大活动，如党和国家领导来校视察、召开党代会、教工代表会、校庆等，由职能部门在活动结束后两个月内归档。

（六）接收档案要求必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题和数量、卷内页数、移交时间，交接双方签名盖章。

（七）档案部门及时进行分类和整理、鉴定和编目、上架和入柜。

第十七条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，须向本部门档案工作人员移交，任何人不得据为己有；对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第四章  档案管理

第十八条  档案馆建立检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高管理水平。

第十九条  档案管理应与现代化进程同步发展，逐步应用计算机等现代化手段和现代化管理方法；全校各单位应积极推行档案计算机管理，按照档案馆统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库。

第二十条  档案馆应及时对接收及馆藏的档案进行分类、著录工作，以及编制案卷目录、分类目录、主题目录等档案检索工具。

第二十一条  特殊形式的档案由专人专柜专室保管，保密档案严格按照国家《保密法》等制度管理。

第二十二条  根据档案的保密程度确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案利用效果登记。

第二十三条  建立和健全档案库房管理制度，严格落实“八防”，即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，加强档案库房的技术管理工作，保证“三铁一器”，即铁门、铁窗、铁柜、监控器，确保档案的安全。

第二十四条  研究和改进档案保护技术，对破损、褪色、霉变和散失等档案，应及时修复、复制或进行数字化处理。

第二十五条  做好组织档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满的档案应编制清册，报主管校领导和档案形成部门审批，销毁档案时应指定专人监销，未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十六条  建立档案统计和检查制度，定期对档案的收集和整理、保管和利用、馆藏情况等进行数据统计，定期清理核对，做到账、卡、物相符，并按要求将基本情况和统计报表上报主管部门。

第二十七条  档案馆是校园计算机网络建设的重要部门，应配备独立的服务器，随着电子档案的逐渐增多，应建设电子档案集成系统，为各部门用户提供电子档案网上的按权限查询利用服务。

第五章  档案利用

第二十八条  凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

（一）档案利用者在表明利用档案的目的和范围后，可在档案馆内查阅、摘录和复制属于开放范围的档案。

（二）利用者要求复制档案，由档案馆负责处理。

（三）香港、澳门和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

（四）馆藏档案原则上不外借。特殊情况经领导批准的，要按时归还，损坏或丢失的按《档案法》相关条列处理。

第二十九条  如特殊需要查阅、摘录、复制等涉及未公开的技术档案，或密级档案，须经主管校领导审批。

第三十条  档案馆设立专门的阅览室，提供检索工具，档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为开放利用创造条件。

第三十一条  学校馆藏档案属于下列情况之一者不予开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利和技术秘密的；

（三）属于个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条  档案馆提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆负责人同意方可提供。

第三十三条  档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十四条  档案馆应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地做好档案编研工作。为学校的有关管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第六章  考核与奖惩

第三十五条  学校对档案管理工作进行考核和奖罚，每两年对有下列事迹之一的集体和个人给予表彰与嘉奖：

（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十六条  出现下列行为之一的，由档案馆责令限期改正，或报请学校档案工作委员会处理；情节严重，依照法律规定由学校给予行政处分；构成犯罪的由司法部门追究刑事责任。

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）凡涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换、转让档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第七章  附  则

第三十七条  本办法由学校档案馆负责解释。

第三十八条  本办法自公布之日起执行。凡之前的有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。