华南农业大学数码照片档案管理办法

华南农办〔2009〕121号

 第一章     总 则

第一条  为加强和规范数码照片档案的管理，根据《照片档案管理规范（GB/T11821－2002）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法规标准，结合本校的实际情况，特制定本办法。

第二条  数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。

第三条  学校数码照片档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等各类活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。

第四条  档案馆负责全校各类数码照片的收集归档和统一管理，各单位有责任和义务协助做好各类数码照片的收集和归档工作。

第二章  归档范围与保管期限

第五条  归档范围：凡是反映本校工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

（一）学校大事：学校召开重大集会、重要会议（党代会、工代会、妇代会等）、纪念活动及庆典的数码照片；本校荣获的省级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的数码照片；本校重大建筑工程的基地原貌，奠基仪式及竣工落成典礼的数码照片。

（二）领导人、著名人物来校：中央、省、市级领导人及著名人物来校活动的数码照片。

（三）教学科研：本校重大科技成果、获国家级奖励的科研项目及拳头产品所形成的数码照片；本校荣获国家级优秀教学成果奖及在课程建设、实践教学、因材施教、学生培养等方面的数码照片；本校在实验室建设、科技产业、生产、后勤等方面的重要活动及重大成果的数码照片。

（四）统战：本校各民主党派重要活动的数码照片。

（五）重要外事活动  ：外国国家领导人来访、聘请外籍名誉教授、客座教授及其它重要外事活动的数码照片；在本校举办的国际学术会议及本校专家、学者参加国外重大学术活动和被授予荣誉学位、荣誉称号形成的数码照片。 

（六）文体活动：本校历届运动会盛况，参加市级以上组织的文体活动与获奖场面及反映学生、教职工业余生活的数码照片。

（七）校园环境：本校反映不同历史时期的典型建筑物、构筑物及校园风光的数码照片，本校重要的石碑、牌匾及塑像的数码照片。 

（八）校外活动：校领导和知名人物参加国内外、省内外重大公务活动的数码照片。

（九）校友会：校友会重要活动的数码照片。 

（十）土地：与学校土地有关的利用、纠纷、协议签定等数码照片。

（十一）校史展览：校史展览、学校画册、校报曾采用过的数码照片。

（十二）名人：历届学校正职领导、知名专家、教授、劳模等的工作照及任职期间的标准像。

（十三）学生：学校各类毕业班的毕业合影、各类毕业生（博士、硕士、学士）的学位照。  

（十四）其他：其他具有特殊意义和保存价值的数码照片。

第六条  保管期限：数码照片档案保管期限分为永久、长期。

第三章  归档要求

第七条  凡属收集范围的数码照片，由摄影者或形成部门按本规定进行整理，以光盘、U盘或邮件的形式于次年五月底前向校档案馆移交归档；重大活动或重大事件形成的数码照片，工作结束后一个月内应整理移交归档，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

第八条  归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素，能准确地反映照片的内容。

第九条  对反映同一内容的若干数码照片，应选择其主要的、有代表性的照片归档，一般一个专题选择5-10张。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

第十条  收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变的前提下，将其转换成JPEG或TIFF通用格式，并在备注栏中说明。

第十一条  拍摄数码照片的像素数应在600万以上，扫描照片的线数应不低于300dpi。

第十二条  归档的数码照片，收集时必须同时打印出或冲印出纸质照片并附加说明一同归档，按照国家标准GB/Tl1821—2002《照片档案管理规范》整理保存，并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号。

第四章  整 理

第十三条  整理原则：数码照片档案的整理应遵循有利于保持数码照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

第十四条  鉴定：归档的数码照片应为原件。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。

第十五条  分类：数码照片按“形成年度——组（专题、事由）”分类，即将照片按其形成年度分开，在同一年度下再按事由、专题分组。一组照片由有密切联系的若干张照片组成，如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

（一）将数码照片按照年度分开，不得跨越年度。建立一个名为“全宗名称+年度”的文件夹，将一个年度内需要归档的全部数码照片放入其中。

（二）在同一年度下再进行分组管理，建立若干个组文件夹。一般按照一个专题或一个事由进行分组，组与组之间不得混淆。

第十六条  排列、编号

（一）数码照片的排列、编号

1、不同年度所形成的数码照片，按年代先后顺序排列。

2、同一年内所形成的数码照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排列。

3、每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。

4、数码照片的档号格式：年度——光盘号——组号——张号。组号按一年一个大流水编制，张号按一组一个流水编制。

（二）光盘的排列、编号：

1、不同年度的数码照片光盘，按年代先后顺序排列。

2、同一年度的数码照片光盘，按光盘的编号顺序排列。

3、光盘的编号格式：年度——光盘号，按一年一个大流水编制。

第十七条  编目

（一）编制数码照片目录（见附表一）。编目文件以Excel电子表格或Word文档形式保存，一式两份，一份存放于相对应的组文件夹中，另一份打印成纸质目录，与光盘索引目录装订成册，形成数码照片档案目录夹，作为目录索引。主要著录项目有：组号、组说明、摄影者、张号、照片题名、保管期限、拍摄时间、参见号、备注等。

组说明：一组照片的说明，包括事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括地揭示照片的全部信息，要求文字简洁、语言通顺，不超过200字。

组  号：一组照片的代号。

事  由：照片所反映事件、事物的理由。

时  间：一组照片所反映的时间跨度，如某年某月某日至某年某月某日。

地  点：被摄物所在的具体地点。

背  景：对揭示照片主题具有一定作用的背景。

张  号：每张照片在组中排列的顺序号。

照片题名：针对每张照片的说明，突出该张照片的主要元素。

主要人物及所在位置：针对每张照片说明主要人物的姓名、单位、职务、职称等及在照片中的具体位置。

拍摄时间：具体说明每张照片拍摄的年、月、日。

参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。

备  注：对该照片需补充说明的事项。

（二）编制光盘目录（见附表二）。编制光盘索引目录，一式两份，一份存放于相对应的年度文件夹中，另一份打印成纸质目录，与数码照片文件级目录存放于同一目录夹中，作为目录索引。主要著录项目有：光盘号、年度、保管期限、起止日期、组数、张数、备注等。

年  度：盘内照片的形成年度。

光盘号：按形成年度从“1”开始编制流水号。

起止日期：光盘内数码照片所反映的最早和最晚时间。

组  数：光盘内照片共分为几组。

张  数：光盘内照片共有多少张。

盘内目录所在页号：盘内照片卷内目录所在页号。

制作时间：制作数码照片档案光盘的时间。

第十八条  编制光盘封面（见附表三）。编制光盘封面，一式两份，一份粘贴于光盘包装盒上，一份粘贴于光盘背面。主要著录项目有：光盘号、全宗名称、保管期限、题名、形成时间、张数、套别、制作人、审核人、制作时间等，光盘封面内容与盘内内容要保持一致。

题  名：全宗名称+年度+的数码照片文件。

光盘号：年度+流水号。

组  数：光盘内照片共分为几组。

张  数：光盘内照片共有多少张。

形成时间：光盘内数码照片档案的起止日期。

套别：注明此类光盘的作用，分为封存保管、提供利用、

异地保存三种。  

制作人：制作数码照片档案光盘的人员姓名。

审核人：负责检查数码照片档案光盘质量的人员姓名。

制作时间：制作数码照片档案光盘的时间。

第五章  存 储

第十九条  数码照片整理归档后，刻制在光盘上。光盘应选择A级CD-R盘，禁用软磁盘。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式，刻制完成后做防写处理装入光盘盒，并填写封面内容。

第二十条  同一年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度不同保管期限的数码照片档案存储在不同的光盘中。

第二十一条  数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别标注：封存保管、提供利用、异地保存。

第六章  移 交

第二十二条  移交数码照片时，归档人应填写《数码照片档案移交（接收）登记表》（见附表四）一式两份，交接双方签字各存一份备查。

第七章  保 管

第二十三条 数码照片档案与文书档案、科技档案的载体不同，保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档管理规范的要求》。

第二十四条 存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅度不超过±5%。

第二十五条 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放，在使用时要避免对盘体的擦、划现象。

第二十六条 要建立数码照片的定期检查制度。光盘每满2年进行一次抽样机读检验，发现问题应查明原因，及时采取措施。光盘每四年要转存一次。

第二十七条 数码照片档案在光盘刻录时应做封盘处理，以防止覆盖和擦写。已归档保存的数码照片档案，任何人不得私自复制、涂改或删除。

第八章  利 用

第二十八条 档案馆建立数码照片档案查借阅制度，并严格落实，保证数码照片档案的利用安全。同时做好数码照片档案的查借阅详细登记。

第二十九条  档案馆编制数码照片档案检索工具，以便提供利用。

第三十条 利用有密级的数码照片档案时，必须经过有关部门或档案馆领导同意签字。

第三十一条 数码照片档案在保管和利用过程中，如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为，按《档案法》以及有关法律法规处理。

第三十二条 配合学校的中心工作，利用数码照片档案主动为教学、科研等提供服务，或举办展览、编辑综合性和专题性宣传资料等。

第九章  附 则

第三十三条 本办法由校档案馆负责解释。

第三十四条 本办法自发布之日起施行。凡学校之前颁布的规章与本办法不一致的，以本办法为准。

附表一：               

数码照片档案卷内目录

附表二：

附表三：

数码照片档案光盘封面样式