华南农业大学产品文件材料归档管理规定
华南农办〔2013〕111号
第一章 总 则
第一条 为加强我校产品档案的管理，明确产品文件材料收集、整理、归档等工作的责任，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合我校的具体情况，制定本规定。
第二条 本规定所称产品文件材料，是指我校在产学研过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物，包括文件、样品、包装、照片、录像等不同形式文件材料的总称。
第三条 产品档案工作是办好校办企业和实体的重要基础工作，学校产品管理部门，即负责学校校办企业和实体的投资、经营和管理的责任部门，应将产品文件材料的归档工作与产品的计划管理、质量管理等紧密结合，同步管理。
第二章 部门立卷归档职责
第四条 产品管理部门立卷归档的职责
产品管理部门应将归档工作列入工作计划和议事日程，制定有效措施控制产品管理文件材料的形成与归档，应明确1位负责人分管归档管理，设1名兼职档案管理人员，负责相关文件材料的收集、积累、整理和归档工作。产品管理部门在下达产品生产计划时，同时下达归档任务，确保产品文件材料的齐全完整、真实有效。归档工作应作为对兼职档案管理人员进行考核的内容之一。
第五条 档案馆归档管理的职责
档案馆应指定专人负责产品文件材料的收集、整理工作的监督指导。做好产品文件材料的验收审查、归档接收、目录整理、系统管理，以及后续管理工作。积极配合产品管理部门做好归档的验收工作，对验收不合格的材料，提出改进要求，限期解决。
第三章 归档范围
第六条 产品管理部门兼职档案管理员，应按以下归档范围进行收集整理，检查文件材料是否齐全完整：
（一） 综合类
1、产品生产与科技开发管理的文件；
2、产品生产与科技开发的规定、条例、办法、制度及手册、图表；
3、产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示；
4、产品生产与科技开发的年度计划、总结、统计报表。
（二） 销售管理类
1、产品用户清册；
2、产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录；
3、用户反馈的产品技术文件；
4、产品用户交验协议。
（三） 产品计划准备阶段材料
1、任务书、调查材料、方案论证材料；
2、技术协议与委托书、发展建议书、上级批文。
（四）产品生产设计（研制）阶段材料
1、总体方案设计材料；
2、全套方案设计材料；
3、技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告；
4、通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录；
5、阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复；
6、产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等。
（五）产品生产试制与鉴定阶段材料
1、试验大纲、试验记录及试验工作总结；
2、鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证；
3、试验规程和记录、样机底片、照片等；
4、得奖材料、专利材料；
5、论文、专著。
（六）产品生产阶段材料
1、生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划；
2、全套工艺定型图纸、技术条件说明书；
3、工艺说明书、工艺流程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料；
4、材料定额和代用单，工时定额；
5、生产定型报告及批复；
6、重大质量事故分析，重要联席会议纪要；
7、各种更改单及技术通知单；
8、生产工作总结报告、技术工作总结报告。
（七）产品成果及推介材料（移交档案馆1份）
1、产品简介、广告；
2、产品样品或包装（含产品批准文号）；
3、照片、录像（含电子版）。
第四章 归档文件质量审核
第七条 产品管理部门兼职档案管理人员，应按以下要求进行归档文件形成质量进行审核：
1、归档文件材料应确保齐全完整，如有缺漏材料的情况应做说明。
2、归档文件应是原件，一般情况下复印件、传真件不能归档。特殊情况可以复印件归档，但要在复印件上加盖公章，并注明此件与原件相符。大型或难以保存的实物材料，应转化为图片形式，并确保其真实有效。
3、归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、日期。
4、归档文件材料应耐久、易读。应使用黑色墨水，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。
5、归档的照片或图片应统一为A4纸大小，能反映产品的全貌，并附详细的说明，如生产部门、时间、地点、功能和质量。
6、归档的产品包装材料，应保持完整、洁净，并附相应的说明。
第五章 归档文件整理要求
第八条 产品管理部门兼职档案管理人员应在档案馆的指导下，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000及本规定的要求，进行文件材料的规范化整理工作。
1、分类组卷
按照上述产品文件材料的类别进行分类，对文件材料应分别进行日常登记、积累、组卷工作。到档案馆领取统一的案卷盒，材料要及时放入卷盒，按类积累保存。
2、卷内文件排列
兼职档案管理人员应遵循文件材料的形成规律，做好归档文件的组卷工作，保持案卷内文件材料的系统联系，便于档案的保管和利用。卷内文件按问题、时间或重要程度排列。
3、文件材料鉴定
产品文件和实物的鉴定，主要对文件材料的完整性、准确性、密级、保管期限等进行审查。保管期限按重大、重要和一般定为永久、长期、短期。
4、移交目录编制
兼职档案管理人员应认真做好各类文件材料《移交（接收）表》（EXCEL）的录入，各类移交接收表格式见附件，对归档材料的齐全完整、质量等情况，对不符合质量要求的情况，应在“备注”栏做好记录。
5、案卷装订
产品文件材料应按案卷进行整理，除去普通的书钉，用不锈钢钉进行装订，不可损坏文件材料，保持文件的原貌，做到整齐美观，方便利用。
6、电子文件整理
产品文件材料中凡有电子版文件的，应与纸质材料一同归档，电子文件的存储格式应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定执行，并刻录成光盘一式3份，与纸质文件一同归档。
7、照片整理
产品照片应按生产部门、时间进行排列编号，装入档案盒，制作照片档案目录（含电子版）。
8、产品样品或包装整理
产品样品或包装应按生产部门、时间进行整理编号，制作档案目录（含电子版）。
说明：由部门向档案馆移交的材料，案卷盒背脊标签、档号、备考表的填写和制作；目录数据的系统整理、档案目录的制作、归档数据的审核统计等由档案馆完成。
第六章 归档时间
第九条 当年办理完毕的产品文件材料，包括产品的简介、照片、样品、包装等，应在次年6月份之前向档案馆归档。归档前应认真做好实体和目录的核对等移交准备工作，并应提前3天向档案馆预约归档。
第七章 移交接收
第十条 产品管理部门应做好与下属单位和档案馆的移交接收工作。
（一）产品管理部门与下属单位的移交接收
1、产品管理部门应做好下属或合作单位产品文件材料归档的指导和监督工作。
2、产品管理部门向归档人接收材料时，应对文件的完整、真实、准确情况，以及案卷、文件整理的质量进行审核验收，双方在交接单上签字，办理登记手续。
（二）产品管理部门与档案馆的移交接收
1、产品管理部门应按照归档时间的要求，及时将整理完毕的材料向档案馆归档。
2、兼职档案管理员归档前，应提前3天将《移交（接收）表》（EXCEL版见附件）发至档案馆。
第十一条 档案馆归档审核及验收
档案馆应在产品管理部门移交材料之前，参与归档材料的验收工作，并根据产品管理部门提交的《移交(接收)表》认真核对归档情况，经验收合格后，方可办理移交接收手续。移交接收清单上需有相关部门负责人审核签名、移交人和接收人签名。
第八章 附 则
第十二条 本规定由档案馆负责解释。
第十三条 本规定自发布之日起执行。
