华南农业大学人事档案管理实施办法
华南农办〔2007〕106号
第一章 总 则
第一条 为了加强教职工人事档案（以下简称“人事档案”）工作，提高人事档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为学校人事工作和干部工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和有关法规，结合我校档案工作实际，特制定本办法。
第二条 高校人事档案工作，是学校档案工作、人事工作和组织工作的重要组成部分，是干部任免、考察、考核，教职工晋职、晋资、聘任、培训等重要依据。学校有关职能部门都有保护和管理、归档和移交人事档案的责任和义务，确保人事档案的完整和准确、系统和安全。
第三条 本办法所指的人事档案，是指学校在有关人事管理活动中所形成的，记载和反映教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩，以及不同时期的表现、工作变动的文件材料；是以个人为单位集中保存起来备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第二章 管理职责
第四条 档案馆主要职责
（一）管理全校教职工的人事档案，为学校和国家积累档案史料。
（二）接收和鉴别、整理和组卷人事档案材料。
（三）办理人事档案的查阅、借阅、转递等服务工作。
（四）为有关部门提供干部、教职工基本情况和证明材料。
（五）严格做好人事档案的安全、保密和保护等工作。
（六）制定规章制度，加强和完善人事档案的业务建设和业务指导工作。
（七）掌握全校形成人事档案材料的信息源，建立人事档案工作联系制度，及时收集应归档的人事档案材料。
第五条 学校人事处、党委组织部、纪委办、监察处、审计处、统战部等有关人事档案工作单位的主要职责：
（一）负责本部门有关人事档案材料的收集和整理、归档和移交工作。
（二）监督学校有关部门执行人事档案管理的有关工作。
（三）协助校档案馆解决人事档案工作中遇到的困难和问题。
第三章 归档分类
第六条 档案内容分类
（一）履历材料。
（二）自传材料。
（三）鉴定、考核、考察材料。
（四）学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。
（五）政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
（七）奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）。
（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）。
（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章 归档要求
第七条 人事档案材料是党和国家重要的机要文件，收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督，任何单位和个人不得擅自扣留保存人事的有关档案材料。
第八条 凡送交档案馆的人事档案材料，必须符合归档范围的规定（详见附件）。材料应完整、真实，文字清楚、手续完备，有承办单位公章或个人署名，有形成材料日期，署名时必须使用本人户口法定姓名。
第九条 凡归档材料必须是办理完毕的正式材料，并严格按照职能划分的原则，由各职能部门审核备案，并按职能管理权限加盖公章方可归档；审查干部的系列材料必须随同组织结论归档。
第十条 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，应由本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人填写的履历表、自传、各类申请，必须要有本人签字。
第十一条 凡归档材料的载体，一般应使用B5（
第十二条 凡归档材料，必须是原件（电传材料需复印后归档），一般不得用复印件代替原件存档；特殊情况存入复印件的，应注明原件保管单位，并加盖公章。
第五章 监督检查
第十三条 凡调入的新职工和接收应届毕业生的人事档案，在商调和接收过程中，应由人事档案形成部门（人事处）负责管理，期间应按规定检查和收集其本人的人事档案材料，直至材料齐全、完整、准确后，方可转交至校档案馆。
第十四条 凡有关职能部门送交的材料不符合要求时，档案馆有责任及时通知形成材料的部门补办手续，形成各类人事档案材料的部门，有责任及时补送和补办。
第十五条 凡从事人事档案管理的工作人员及其在本校工作的直系亲属的人事档案，由学校组织部指定专人负责管理。
第十六条 职工出国，辞职、退职、自动离职、被辞退，开除公职，受刑事处分和劳动教养，其档案由本校档案馆代管；另就业的，其档案转至有关人事和劳动部门。
第十七条 档案馆和组织部应建立登记和统计制度，每年应全面检查核对一次所管理的人事档案，发现问题及时解决。凡属于应归入人事档案的材料，均应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理、组卷。
第十八条 严禁任何单位和个人私自保存他人的人事档案。对利用档案营私舞弊的视情节轻重，学校将根据《中华人民共和国档案法》予以处理。
第十九条 凡不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可按情况分别处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管校长审查批准后销毁。
第六章 归档时间
第二十条 凡调入和接收的新职工，人事处应在为其办理正式报到手续后的二个月内，按要求将新职工人事档案整理后，转交档案馆归档。
第二十一条 凡调入和接收的租赁人员，人事处应在为其办理正式报到手续后的二个月内，将租凭人员《职工履历表》转交档案馆。
第二十二条 凡形成人事档案材料的其他有关部门，应在形成材料后的二个月内，按要求将应归档的材料送交档案馆归档。
第七章 档案利用
第二十三条 查阅档案，应遵守以下规定：
（一）凡查阅教职工人事档案者，必须是共产党员，并严格办理登记手续。
（二）各学院、部处、各单位，因工作需要查阅本单位人员人事档案，均由各单位负责同志查阅，如委托其它党员干部查阅，须经所在党组织负责人同意，并经档案馆批准，方能查阅。有关职能部门（人事处、党委组织部、纪委办、监察处、审计处、统战部）因工作需要查阅有关人员的人事档案，可直接与档案馆人事档案室联系。
（三）一般情况下，只能查阅本单位职工的人事档案，并且下一级不准查阅上一级人员的人事档案，确因工作需要，须经档案馆批准后方能查阅。
（四）凡查阅副处级以上干部档案，须经党委组织部批准，方可查阅。
（五）任何个人均不得以任何理由、任何方式，查阅本人及其直系亲属的人事档案。
（六）凡查阅档案，应逐一查阅，不得将两人或两人以上的档案同时抽出查阅。
（七）凡查阅档案的单位或个人，不得擅自复制和摘录档案的内容，确因工作需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准后，方能复制。
（八）凡查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重，学校将根据《中华人民共和国档案法》给予处理。
第二十四条 借用人事档案，应遵守以下规定：
（一）人事档案原则上不予以外借，因特殊情况必须要借出使用的，要说明理由，经主管校领导批准后，方可借出，并要在规定日期内必须归还。
（二）凡需要借阅档案的，必须严格履行借阅手续，借出后要妥善保管，不得擅自转借他人或复印，不得带往宿舍或公共场所；借出时间不得超过3个工作日。
第八章 档案转递
第二十五条 转递人事档案应遵守下列规定：
（一）凡职工由于工作调动或职务变动，应及时将档案转递给新的主管单位，做到档案随人动，避免“有人无档”以及“无头档案”现象发生。
（二）凡需传递的人事档案，必须严格密封，通过机要交通转递或派专人（中共党员）送取，不准邮寄或交本人（含亲属）自带。
（三）凡需转出的档案，必须完整齐全，并按规定认真整理和装订，不得扣留档案材料的任何部份或分批转出、转入。
（四）凡收到档案后，经核对无误，应在回执上签名盖章，立即退回；对转出的档案，逾期一个月未退回执的，档案馆应以不同形式催问，以防丢失。
第九章 档案代管
第二十六条 根据人事部、中组部等有关规定，结合我校的人事档案管理的实际情况，档案馆有责任做好人事档案代理或委托代管工作（以下简称“档案代管”）。
第二十七条 档案代管范围
（一）凡无法投递和本人自愿委托我校负责代管的。
（二）凡原我校教职工辞职出国（境）学习的，或自费出国（境）学习的。
（三）凡原我校职工因长期脱岗或出国（境）逾期未归等原因，按自动离职或除名的。
第二十八条 档案代管责任
（一）学校档案馆只承担代管人事档案的保管责任，不负其它有关事项。
（二）凡档案代管范围的人员回国或有单位接收，本人可出具接收证明或索档函，学校档案馆可将其人事档案转递给新的主管单位。
（三）凡代管档案在档案保管期间，除不可抗拒的（包括自然的、人为的）原因外，校档案馆可保证人事档案物质形态不损毁，不丢失。
第二十九条 档案代管费的管理
（一）凡原教工因调出或其它原因，需要委托暂代保管的或超过托管期未能转档者，应按托管的实际期限，根据规定每月交一定的档案代管费。
（二）凡自动离职或辞职办理自费出国的，需一次性预交三年的档案保管费。
（三）凡出现以上情况的，其收费标准将根据“中央管理的人事系统行政事业性收费标准”收取，并按规定交至校财务处，严格按照学校收支两条线的原则管理。
第十章 附 则
第三十条 本实施办法由校档案馆负责解释。
第三十一条 本办法自公布之日起实行，《关于查阅教职工人事档案的规定》（（91）华农大（办）字58号）同时废止。
附件（略）：人事档案归档范围
