华南农业大学基建文件材料归档管理规定

华南农办〔2009〕66号

第一章  总  则

第一条  为加强我校基建档案的管理，明确基建文件材料的收集、整理、归档等工作的责任。根据中华人民共和国《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000），结合我校的具体情况，制定本规定。

第二条  本规定所称基建文件材料，是指在学校基建工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的材料。

第三条  按照文件形成部门立卷的原则，基建处、审计处、后勤处、保卫处、现代教育技术中心等基建文件形成部门，应明确一位负责人分管归档管理，设一名兼职档案员，负责相关文件材料的收集、积累、整理和归档工作。基建处应建立档案分室。归档业务工作接受档案馆的指导、监督和检查，确保档案资料完整、准确、系统、规范。

第二章  部门立卷归档及档案馆归档管理职责

第四条  基建处立卷归档的职责：

负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位，编制项目竣工文件和整理项目文件。

在项目设计、施工及监理合同协议中，设立归档整理责任的专门条款，如档案保证金返还前需基建处、档案馆审核签名。确保文件的收集、整理、归档和移交与立项准备、建设和竣工验收同步进行。

第五条  审计处、后勤处、保卫处、现代教育技术中心立卷归档的职责：

兼职档案员在档案馆的指导下，按照国家和本规定的要求，做好各种类别和载体基建材料的收集积累、立卷整理、检查验收，以及档案的移交接收工作。

第六条  档案馆归档管理的职责

1、档案馆指定专人负责基建文件材料的收集、整理工作的监督指导。

2、做好文件材料的验收审查、归档接收、系统录入，以及后续管理工作。

3、对验收不合格的材料，提出改进要求，限期解决。

第三章 归档范围及归档文件的形成质量

第七条  归档内容和归档载体包括，从立项、实施到竣工交付使用全过程中形成的，具有保存价值的纸质、声像、电子文件。归档范围的具体内容见《华南农业大学基建档案归档范围和归档情况表》（附件1，简称《归档范围和归档情况表》）。归档文件形成和归档质量的具体要求，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

第八条  部门兼职档案员应认真核对归档的案卷材料和《案卷目录/移交接收表》（附件2），在《归档范围和归档情况表》上做好记录，对不符合归档要求的，限期改正。

第九条  部门兼职档案员应认真核对归档的卷内材料和《卷内目录/移交接收表》（附件3），对不符合质量要求的材料，应在“备注”栏做好记录，限期改正。

1、归档文件应是原件。施工单位移交给基建处的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余全部文件均须移交原件。复印件需加盖印章，并注明此件与原件相符。

2、归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、注明日期。凡利用施工图修改的竣工图，要标注修改依据，并加责任方签名盖章确认。

3、归档文件应耐久、易读。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。

第四章  归档文件整理的基本要求

第十条  文件形成部门，应遵循文件材料的形成规律，做好归档文件的组卷工作，保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。具体的组卷方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求，应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的规定执行。

第十一条  案卷的排列和卷内文件的排列。

1、案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。用EXCEL录入并打印《案卷目录/移交接收表》一式三份。

2、卷内管理性文件按问题、时间或重要程度排列。卷内材料排列，应文字在前，图样在后。用EXCEL录入并打印《卷内目录/移交接收表》一式四份。

第十二条  底图的整理。以张为单位单独保存和管理，按照阶段、专业，如建筑、结构、玻璃幕墙、给排水专业、智能建筑、电气专业等排列。

第十三条  照片的整理。反映建址原貌、上级领导视察、检查、竣工落成面貌、施工各主要阶段关键部位、事故现场情况及处理过程等照片材料，应按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行装册整理，填写《卷内目录》，每张照片的“题名”要包括人物、时间、地点、建筑物等要素。

第十四条  电子文件的整理。电子文件的存储格式应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定执行，并刻录成光盘一式三份，与纸质文件一同归档。

第五章  归档时间

第十五条  基建处应在勘察、设计、施工等单位完成项目后，监理单位工程竣工验收前，及时向各文件形成单位进行材料收集工作。并在工程竣工验收合格后三个月内，将综合管理性文件，设计、施工、监理等单位形成的材料，统一向档案馆移交，有尾工的应在完成后及时归档。

第十六条  审计处、后勤处、保卫处、现代教育技术中心等部门在工程验收合格后三个月内，将与基建项目有关的审计材料，煤气、监控、网络等安装工程材料，向档案馆移交。

第六章  归档审查及移交接收

第十七条  基建处的归档审查及移交接收。

1、 基建处应指导和监督设计、施工、监理等单位，在项目竣工文件收集、编制和整理后，依次对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查。

2、 基建处收集勘察、设计、施工、监理等单位的材料时，应按照《归档范围和归档情况表》，对立卷单位编制的《案卷目录/移交接收表》一式三份、《卷内目录/移交接收表》一式四份进行验收，双方签字、盖章后方可办理交接手续。

第十八条  档案馆的归档审查及移交接收。

档案馆应在有关部门移交材料之前，参与归档材料的验收工作，并根据《归档范围和归档情况表》、《案卷目录/移交接收表》、《卷内目录/移交接收表》核对归档情况，经验收合格后，方可办理移交接收手续。移交清单上需有相关部门负责人审核签名、移交人和接收人签名。

第七章  附   则

第十九条  本规定由档案馆负责解释。

第二十条  本规定自印发之日起执行。

附件（略）：1、基建文件材料归档范围和归档情况表

               2、案卷目录 / 移交（接收）表

               3、卷内目录 / 移交（接收）表