华南农业大学实物档案管理办法
华南农办〔2009〕67号
第一章 总 则
第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订本办法。
第二条 本办法所称实物档案是学校档案的重要组成部分，是指我校师生在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成的对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。
第三条 实物档案具有重要的参考价值和凭证作用，以及良好的社会教育功能，可直接反映学校的发展和各项工作的业绩。为保证全校实物档案的安全与完整、展示与利用，根据国家有关规定，实物档案实行集中统一管理。
第四条 档案馆负责全校各类实物的收集归档和统一管理，各单位有责任和义务协助做好各类实物的收集和归档工作。
第二章 归档范围和保管期限
第五条 归档范围
（一）奖品实物：本校在各项活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌和证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）各个时期标志性实物：如校牌、校旗、校徽、印章、匾额、碑石（文）或带有校史印记的物品等。
（三）印信实物：机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
（四）名人字画实物：中央、省、市各级领导及社会知名人士为学校所写的题词和字画等。
（五）本校与国内外开展各类交流或重要活动中的往来礼品、赠品、字画，以及特制的纪念盘、纪念章、纪念币等。
（六）中外校友、友人赠给学校的各种具有保存价值的物品，包括校庆接收的各类纪念物品等。
（七）其他有史料价值的实物等。
第六条 实物档案的保管期限均属永久保存。
第三章 归档要求
第七条 凡外单位或个人赠予学校或学院的归档范围内的实物，接收单位均须登记造册，定期归档。
第八条 上级领导来校活动产生的实物由校长办公室和党委办公室归档，校友赠予学校的实物由校友会归档，外事活动产生的实物由国际交流处归档，其它各项活动的实物由各单位负责归档。
第九条 归档实物应附清单和说明，包括主题、时间、地点、事由、赠送人、接收人、名称等。
第十条 归档的实物要保持整洁、无污染、无破损。
第四章 归档时间和移交手续
第十一条 应归档的实物须在接收后的翌年六月底之前向档案馆移交。由于特殊原因，确需保留在本部门一段时间的，可按程序办理移交后，再办理借用手续。
第十二条 不在本归档范围内，但有保留价值、且能反映学校发展历程，或反映名人个人并记载校史活动的重要实物，可随时移交档案馆。
第十三条 移交实物时，归档人应填写《档案移交（接收）登记表》一式两份，交接双方签字各存一份备查；同时，档案馆照像留存，对应实物编号保存。
第五章 档案保管
第十四条 对实物档案须专人、专库、专柜陈列保管。
第十五条 及时对实物档案进行数据化和信息化处理。
第十六条 分类编目。实物档案作为学校档案实体分类中的一个独立门类，以“件”为单位编档号，其档号主要按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编制，并按载体、类别进行分类排列。
第十七条 制作对应的实体标牌和标签，内容主要包括档号、名称、颁（赠）时间或单位、个人、内容说明等。
第十八条 做好专库和专柜的安全防范工作，应配置防火、防盗、防光等设施；保持专柜的整洁，定期除尘，防潮、防虫、防污染等工作。
第十九条 对形状、质地特殊或本单位需求而不能移交的实物档案，经主管校领导同意，由档案馆统一登记编号，发生或形成部门存放。另选场所存放的，需向档案馆提交实物档案的电子照片。
第六章 档案利用
第二十条 档案馆建立实物档案管理和利用制度，编制实物档案检索工具，以便提供查询和利用。
第二十一条 提供利用的方式主要包括阅览、复制、摘录、拍照、展示、陈列等；原则上只针对单位利用，如特殊情况需借用的，须开具介绍信，由档案馆负责人批准方可借用。
第二十二条 档案馆负责实物档案收藏和利用，校史馆负责实物档案的展览和展示，功能互补和资源共享，校史馆需要成批和分类借出陈列时，经主管校领导批准方可办理。
第二十三条 凡借出实物档案的，须严格办理登记手续，并按期归还。
第七章 奖励与处罚
第二十四条 对以单位或个人捐赠的具保存价值的实物档案，或在实物档案工作中做出突出贡献的集体或个人，学校分别给予颁发“捐赠档案荣誉证书”或给予适当奖励。
第二十五条 实物档案是学校的宝贵财产，人为因素造成档案缺失或损坏的，或未按规定向档案馆移交的，或将实物档案变为部门或个人所有的，学校将追究有关单位和个人的责任，并根据《档案法》相关条款给予相应的处罚。
第八章 附 则
第二十六条 本办法由校档案馆负责解释。
第二十七条 本办法自公布之日起实行，凡学校之前颁布的规章与本办法不一致的，以本办法为准。
