华南农业大学电子文件归档管理办法

华南农办〔2010〕112号

第一章  总  则

第一条  为了加强我校的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，使电子档案更好地为教学、科研和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令）、《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法规、行政规章，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法规定了学校在各项活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。

第三条  本办法所指的电子文件是指在计算机网络环境下，学校内部各单位、各部门和个人在从事教学、科研、生产、外事及各项管理工作等活动中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。

第二章  电子文件管理体制与管理原则

第四条  我校电子文件档案的管理，实行“统一领导、集中管理”原则，校档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。各学院、部处、各单位应有一名主管档案工作的负责人领导本单位的电子文件档案工作，并确定一名或多名兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗位职责，并保证必要的工作时间。

第五条  电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期将本单位业务管理系统中数据备份并以只读光盘方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档，更不得将应归档电子文件据为己有。

第六条  档案部门应配备自定义程度高的动态可扩展的电子文件管理系统，以保证归档电子文件的有效识读和科学管理。档案管理人员应熟练掌握本单位电子文件管理系统的扩充技能，随时按需在管理系统中建库和迁移各业务管理部门前端系统中定期导出的归档数据，建设电子档案集成系统，同时提供学校各部门用户对电子档案的网上按权限查询服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章  归档范围、保管期限

第七条  本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学校机关各部、处、室，各学院、研究所（室、中心），各直属单位在办公过程中经计算机处理，记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件，经鉴定为具有重要凭证、依据和参考价值的，应使用只读光盘定期刻录并归档保存。

第八条  电子文件归档范围

（一）公文电子文件光盘：在学校使用办公自动化系统进行公文处理前，学校形成的电子公文暂采用将党委办公室和校长办公室的发文、总结（含各学院总结）、会议纪要、大事记等最终打印稿定期刻录成光盘的方式归档；在学校实行办公自动化后，办公自动化系统中形成的电子公文及其元数据信息应采取与档案部门的电子文件管理系统直接对接的方式归档。

（二）出版物电子光盘：学校各单位各种正式或非正式出版物、展览展版等内容光盘。如学校电子校报、学校招生宣传资料、学校宣传图册材料、科研处成果汇编、科研论文、论著目录汇编、学校年鉴、概要、校史文件汇编、历年毕业生纪念光盘、百年校庆有关出版物电子版等。

（三）管理数据光盘：学校各管理部门的各种业务管理系统中的数据。如每年招生数据光盘、每年毕业生毕业照和基本信息光盘、毕业生成绩光盘、教职工等人员变动情况光盘、工资历次变动数据光盘、历年科研成果数据光盘、设备处招投标数据光盘等及前端管理系统中定期导出报送上级部门的随文数据光盘。

（四）数码照片光盘：宣传部、工会、团委及其他单位记录职能活动的数码照片光盘、各学院历届毕业生合照光盘。

（五）视频和多媒体电子音像光盘：本校现代教育技术中心拍摄或录制的学校每年重大活动的录音录像光盘。

（六）图形电子文件光盘：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件。如用CorelDRAW设计的单位电子标识图、CAD设计建筑物图纸、学校规划图电子版等。

（七）网页电子文件光盘：学校及各单位每次网页更新设计刻录的光盘。

（八）宣传报道材料光盘：学校主页上的学校和各单位情况报导材料、各单位的通知等材料，由宣传部按年度定期导出刻录光盘。

（九）PPT演示文稿光盘。学校及各单位领导汇报工作时辅助用的用Powerpoint设计制作的专家报告、教师授课、产品演示、广告宣传的电子版幻灯片。

（十）图像电子文件光盘：传统档案数字化后形成的光盘，如对传统照片的扫描、对历年发文、历年毕业生学籍卡扫描、学校各种科研奖状和专利证书扫描而形成的电子光盘和实物档案数字化拍照后刻录的光盘。

第九条  归档电子文件的保管期限

电子文件的保管期限，参照《华南农业大学档案工作规范》中各门类档案的纸质档案的有关规定执行。

第四章  电子文件档案兼职管理人员职责

第十条  随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，检查及清除归档电子文件计算机病毒，定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份，贴上标签，注明光盘内容、形成部门、归档年度、盘号和套别；对需要永久、长期保存的电子文件，实行电子文件的双套制管理，即纸质版本与电子文件应同时归档。

第十一条  归档电子文件必须逐份登记制作目录，归档电子文件目录应为XLS格式文件，并与被登记的电子文件保存在同一文件夹内，电子文件登记项目应按不同电子文件类型分类著录。

电子公文应以文件编号为名，每年按编号分类建夹保存，每份电子公文登记项目暂定为：文件编号、责任者、文件题名、文件日期、页数。

数码照片以拍照时自然形成的照片名为名，每次活动拍照形成的照片保存在同一文件夹内，文件夹以本次活动的时间+地点+人物或部门+事项（照片张数）命名，每张数码照片登记项为：照片名、时间、地点、人物或部门、事项、场景、照片类别（分为学校大事、上级来校、教学科研、统战、外事、文体、校园环境、校友活动）、形成部门、摄影者，场景应注明主要人物所在位置及正在做什么。

视频和多媒体电子音像光盘当多次活动录制的视频刻于同一张光盘上时，应按视频逐次登记制作目录，每次活动视频登记项为：时间、地点、人物或部门、事项、片名、片长、拍摄者。

第十二条  各单位电子文件档案兼职管理人员应于每年六月底前将上年度形成的属归档范围的、刻录于只读光盘上的电子文件（含归档电子文件目录）一式两份向档案部门移交。电子文件归档要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第五章  电子文件的归档方式、要求

第十三条  电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。按我校目前实际情况，对电子文件的管理拟采用物理归档方式。

第十四条  电子文件载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型，为保证电子文件安全，推荐采用一次性可记录光盘(CD-R/DVD±R)作为电子文件的保存载体。

第十五条  归档电子文件，必须进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性指电子文件的内容和显示形态必须与其形成时的原始状况一致；完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损；有效性指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

第十六条  归档电子文件必须按档案馆要求进行预整理，电子文件、数码视频登记表格式、数码照片著录模板可从档案馆网页下载中心下载。

第六章  电子文件的保管、提供利用

第十七条  档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案部门要检查好形成部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。

第十八条  电子档案移交至少要制作两套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。

第十九条  接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。

第二十条  随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

第二十一条  对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十二条  磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十三条  保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14℃～24℃；相对湿度控制在内5%～60%，距离强磁物10米以上。

第二十四条  归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十五条  销毁电子档案，需经本单位领导批准，原电子档案形成部门和档案部门审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

第二十六条  档案保管单位应当按年度对归档的电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章  附  则

第二十七条  本办法由校档案馆负责解释。

第二十八条  本办法自公布之日起执行。

附件：1、电子文件登记表格式

      2、数码视频登记表格式

      3、数码照片登记表格式

附件1

电子文件登记表格式

附件2

数码视频登记表格式

附件3

数码照片登记表格式