华南农业大学科研文件材料归档管理规定
华南农办〔2013〕106号
第一章 总 则
第一条 为加强我校科研档案的管理，明确科研文件材料收集、整理、归档等工作的责任，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》（国家科学技术委员会、国家档案局）、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合我校的具体情况，制定本规定。
第二条 本规定所称科研文件材料，是指学校在科学技术研究活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式文件材料的总称。
第三条 科研文件材料归档工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。学校科技管理部门，包括科学技术处、人文社会科学处，应将科研文件材料的归档工作与科研项目的计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
第二章 部门立卷归档职责
第四条 科研管理部门立卷归档的职责
科研管理部门应将归档工作列入工作计划和议事日程，制定有效措施控制科研课题组文件材料的形成与归档，应明确1位负责人分管归档管理，设1名至3名兼职档案管理人员，负责相关文件材料的收集、积累、整理和归档工作。科研管理部门在下达科研计划时，同时向课题组下达归档任务，确保科研文件材料的齐全完整、真实有效。归档工作应作为对兼职档案管理人员进行考核的内容之一。
第五条 档案馆归档管理的职责
档案馆应指定专人负责科研文件材料的收集、整理工作的监督指导。做好科研文件材料的验收审查、归档接收、目录整理、系统管理，以及后续管理工作。积极配合科研管理部门做好归档的验收工作，对验收不合格的材料，提出改进要求，限期解决。
第三章 归档范围
第六条 科研管理部门兼职档案管理员，应按以下归档范围检查归档文件是否齐全完整：
（一）科研项目审批材料（分类号KY12）
1、申报审批文件：课题审批文件、任务书、委托书，开题报告等。
2、研究过程文件：如调研报告、方案论证、中期总结，各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件，协议书、合同等。
3、成果申报文件：论文、专著、技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料，成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
4、推广应用文件：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。
5、结题审批文件：结题申报、工作总结、科研报告、结题批准材料等。
（二）科研协议书 (分类号KY17)
（三）科研奖励证书 (分类号KY1244)
（四）专利证书 (分类号KY1344)
（五）成果证书 (分类号KY1444)
（六）品种审定证书 (分类号KY1644)
（七）商标注册证书（分类号KY18）
第四章 归档文件质量审核
第七条 科研管理部门兼职档案管理人员，应按以下要求进行归档文件形成质量进行审核：
1、归档文件材料应确保齐全完整，如有缺漏材料的情况应做说明。已结题和获得负成果或因故中断的科研项目文件均应归档。
2、归档文件应是原件。一般情况下复印件、传真件不能归档。个别特殊情况可以复印件归档，但要在复印件上加盖公章，并注明此件与原件相符。
3、归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、日期。
4、归档文件材料应耐久、易读。应使用黑色墨水，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。
第五章 归档文件整理要求
第八条 科研管理部门兼职档案管理人员应在档案馆的指导下，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000及本规定的要求，进行文件材料的规范化整理工作。
1、分类组卷
科研项目审批材料、科研协议、科研奖励证书、专利证书、成果登记证书、品种审定证书、商标注册证书等材料形成时，应按照国家级、省部级、厅局级、其他级进行分类，分别进行日常登记、积累、组卷等工作，到档案馆领取统一的案卷盒，材料要及时放入卷盒，按类积累保存。
2、卷内文件排列
兼职档案管理人员应遵循文件材料的形成规律，做好归档文件的组卷工作，保持案卷内文件材料的系统联系，便于档案的保管和利用。卷内文件按问题、时间或重要程度排列。科研项目审批材料的卷内文件目录的制作，请按照附件8的格式，从科研项目管理系统中自动生成，放在每个项目材料的前面。
3、文件材料鉴定
科研文件的鉴定，应按照来源层次、学术价值、获奖及效益情况，对文件的完整性、准确性、密级、保管期限等进行审查。保管期限按重大、重要和一般定为永久、长期、短期。
4、移交目录编制
兼职档案管理人员应认真做好各类文件材料《移交（接收）表》（EXCEL）的录入，各类移交接收表格式见附件，对归档材料的齐全完整、质量等情况，对不符合质量要求的情况，应在“备注”栏做好记录。
5、案卷装订
科研项目审批材料、科研合同协议等材料应按案卷进行整理，除去普通的书钉，用不锈钢钉进行装订，不可损坏文件材料，保持文件的原貌，做到整齐美观，方便利用。
6、电子文件整理
科研奖励证书、专利证书、成果登记证书、品种审定证书、商标注册证书等证书类材料，应进行扫描形成电子文件后，与纸质材料一同归档，电子文件的存储格式应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定执行，并刻录成光盘一式3份，与纸质文件一同向档案馆移交。
说明：由部门向档案馆移交的材料，案卷盒背脊标签、档号、备考表的填写和制作，目录数据的系统整理、档案目录的制作、归档数据的审核统计等由档案馆完成。
第六章 归档时间
第九条 当年办理完毕的科研文件材料，包括已结题的科研项目审批材料、科研合同，以及科研奖励证书、专利证书、成果证书、品种审定证书、商标注册证书等，应在次年的6月份之前，向档案馆移交归档。归档前应认真做好实体和目录的核对等移交准备工作，并提前3天向档案馆预约归档。
第七章 移交接收
第十条 科研管理部门应做好与项目组和档案馆的移交接收工作。
（一）科研管理部门与项目组的移交接收
1、科研管理部门应做好各学院、项目组的科研文件材料归档的指导和监督工作。
2、科研管理部门向归档人接收材料时，应对文件的完整、真实、准确情况，以及案卷、文件整理的质量进行审核验收，双方在交接单上签字，办理登记手续。
（二）科研管理部门与档案馆的移交接收
1、科研管理部门应按照归档时间的要求，及时将整理完毕的材料向档案馆归档。
2、兼职档案管理员归档前，应提前3天将《移交（接收）表》（EXCEL版见附件）发至档案馆。
第十一条 档案馆归档审查及验收
档案馆应在科研管理部门移交材料之前，参与归档材料的验收工作，并根据科研管理部门提交的《移交(接收)表》认真核对归档情况，经验收合格后，方可办理移交接收手续。移交清单上需有相关部门负责人审核签名、移交人和接收人签名。
第八章 附 则
第十二条 本规定由档案馆负责解释。
第十三条 本规定自发布之日起执行。
附件：1、科研项目审批材料移交（接收）表
2、科研奖励证书移交（接收）表
3、专利证书移交（接收）表
4、成果登记证书移交（接收）表
5、品种审定证书移交（接收）表
6、科研协议书移交（接收）表
7、商标注册证移交（接收）表
8、科研项目卷内文件目录
