华南农业大学设备文件材料归档管理规定
华南农办〔2013〕107号
第一章 总 则
第一条 为加强我校设备档案的管理，明确设备文件材料收集、整理、归档等工作的责任，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合我校的具体情况，制定本规定。
第二条 本规定所称设备文件材料，是指学校在设备管理活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式文件材料的总称。
第三条 设备文件材料归档工作是设备管理的重要组成部分，是设备管理工作的重要环节。学校设备管理部门，包括设备处、采购招标中心，应将设备文件材料的归档工作与设备的项目计划、招投标、验收、使用等管理紧密结合，同步管理。
第二章 部门立卷归档职责
第四条 设备管理部门立卷归档的职责
设备管理部门应将归档工作列入工作计划和议事日程，制定有效措施控制设备管理文件材料的形成与归档，应明确1位负责人分管归档管理，设1名至3名兼职档案管理人员，负责相关文件材料的收集、积累、整理和归档工作。设备管理部门在下达设备管理工作时，同时下达归档任务，确保设备文件材料的齐全完整、真实有效。归档工作应作为对兼职档案管理人员进行考核的内容之一。
第五条 档案馆归档管理的职责
档案馆应指定专人负责设备文件材料的收集、整理工作的监督指导。做好设备文件材料的验收审查、归档接收、目录整理、系统管理，以及后续管理工作。积极配合设备管理部门做好归档的验收工作，对验收不合格的材料，提出改进要求，限期解决。
第三章 归档范围
第六条 设备管理部门兼职档案管理员，应按以下归档范围进行收集整理，检查文件材料是否齐全完整：
（一）大型设备类文件材料（分类号SB21）
设备价值在10万元以上的全套随机技术文件以及在采购、验收、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
1、设备装箱单、双方签字移交单、保修单、说明书等全套随机材料（随机保存）；
2、10万元以上仪器设备汇总表（见附件7）。
（二）招投标设备类文件材料（分类号ZTBSB）
1、 政府采购类文件材料：
（1）用户申购表；
（2）政府采购申报表；
（3）招标文件确认函；
（4）招标文件；
（5）招标文件澄清、补充函；
（6）开标评标表格及评标报告（装订成册）；
（7）开标结果确认函；
（8）开标结果通知；
（9）中标单位投标文件；
（10）采购合同；
（11）项目验收申请及验收报告（含开箱、安装、调试记录等）；
（12）其他相关材料（如：大型仪器论证材料、质疑答复、投诉处理及索赔材料等）。
2、校内采购类文件材料：
（1）用户申购表；
（2）招标文件阅处单及附件；
（3）招标文件；
（4）招标文件发放签收表；
（5）招标文件澄清、补充函；
（6）开标评标表格及记录（含投标文件递交签收、评委签名）；
（7）中标单位投标文件；
（8）采购合同；
（9）项目验收申请及验收报告；
（10）其他相关材料。
（三）协议采购类文件材料（分类号SB00）
1、用户申购表；
2、采购合同；
3、项目验收申请及验收报告；
4、其他相关材料。
（四）有关说明：
1、设备类以外的货物（如家具、图书、软件、被服、装备、用具等）的采购类文件材料，按设备采购类归档。
2、招投标采购方式以外的其他采购方式（如单一来源、竞争性谈判、询价等方式）的项目，可参照招投标采购文件归档。
3、招投标类文件中涉及工程、服务类等非设备类文件材料，能分开的，按相应的类别归档；不能分开的，随设备类归档。
第四章 归档文件质量审核
第七条 设备管理部门兼职档案管理人员，应按以下要求进行归档文件形成质量进行审核：
（一）归档文件材料应确保齐全完整，如有缺漏材料的情况应做说明。
（二）归档文件应是原件，一般情况下复印件、传真件不能归档。特殊情况可以复印件归档，但要在复印件上加盖公章，并注明此件与原件相符。
（三）归档文件上应有责任方在文件指定位置上的签署意见、签名、盖章、日期。
（四）归档文件材料应耐久、易读。应使用黑色墨水，不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料。
第五章 归档文件整理要求
第八条 设备管理部门兼职档案管理人员应在档案馆的指导下，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000及本规定的要求，进行文件材料的规范化整理工作。
（一）分类组卷
按大型设备文件材料和招投标文件材料进行分类，以项目为单位分别进行日常登记、积累、组卷工作，到档案馆领取统一的案卷盒，材料要及时放入卷盒，按类积累保存。
（二）卷内文件排列
兼职档案管理人员，应遵循文件材料的形成规律，做好归档文件的组卷工作，保持案卷内文件材料的系统联系，便于档案的保管和利用。卷内文件按问题、时间或重要程度排列。卷内文件目录的制作，请按照相应的附件格式，从设备管理系统中自动生成，放在每个项目材料的前面。
（三）文件材料鉴定
设备文件的鉴定，应按照设备的价值分为10万元以上、一般设备，对文件的完整性、准确性、密级、保管期限等进行审查。保管期限按重大、重要和一般定为永久、长期、短期。
（四）移交目录编制
兼职档案管理人员应认真做好各类文件材料《移交（接收）表》（EXCEL）的录入，各类移交接收表格式见附件，对归档材料的齐全完整、质量等情况，对不符合质量要求的情况，应在“备注”栏做好记录。
（五）案卷装订
设备项目材料应按案卷进行整理，除去普通的书钉，用不锈钢钉进行装订，不可损坏文件材料，保持文件的原貌，做到整齐美观，方便利用。
（六）电子文件整理
设备文件材料中凡有电子版文件的，应与纸质材料一同归档，电子文件的存储格式应按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定执行，并刻录成光盘一式3份，与纸质文件一同向档案馆移交。
说明：由部门向档案馆移交的材料，案卷盒背脊标签、档号、备考表的填写和制作；目录数据的系统整理、档案目录的制作、归档数据的审核统计等由档案馆完成。
第六章 归档时间
第九条 当年办理完毕的设备文件材料，包括采购、验收、接收、使用、维修等文件材料，应在次年的6月份之前，向档案馆移交归档。归档前应认真做好实体和目录的核对等移交准备工作，并提前3天向档案馆预约归档。
第七章 移交接收
第十条 设备管理部门应做好与相关单位和档案馆的移交接收工作。
（一）设备管理部门与相关单位的移交接收
1、设备管理部门应做好相关单位设备文件材料归档的指导和监督工作。
2、设备管理部门向归档人接收材料时，应对文件的完整、真实、准确情况，以及案卷、文件整理的质量进行审核验收，双方在交接单上签字，办理登记手续。
（二）设备管理部门与档案馆的移交接收
1、设备管理部门应按照归档时间的要求，及时将整理完毕的材料向档案馆归档。
2、兼职档案管理人员归档前，应提前3天将《移交（接收）表》（EXCEL版见附件）发至档案馆。
第十一条 档案馆归档审查及验收
档案馆应在设备管理部门移交材料之前，参与归档材料的验收工作，并根据设备管理部门提交的《移交(接收)表》认真核对归档情况，经验收合格后，方可办理移交接收手续。移交清单上需有相关部门负责人审核签名、移交人和接收人签名。
第八章 附 则
第十二条 本规定由档案馆负责解释。
第十三条 本规定自发布之日起执行。
附件：1、10万元以上设备文件材料移交（接收）表
2、政府采购项目材料移交（接收）表
3、协议采购材料移交（接收）表
4、校内自行招标项目卷内目录
5、政府采购项目卷内目录
6、校内委托采购项目卷内目录
7、10万元以上仪器设备汇总表
