华南农业大学外事接待管理办法

华南农办〔2006〕8号

第一条  为促进学校的国际交流与合作，提高办事质量与效率，规范校内各单位的外事接待活动，特制定本办法。

第二条  本办法中的“外事接待”系指国外团体或个人来我校访问时的接待工作。

第三条  接待的规格和组织工作

外事接待分为校级外事接待和其他外事接待。

（一）校级外事接待

1、校级外事接待系指涉及到校级或若干个学院的外事接待，主要指上级部门安排或学校邀请的外国政要、外国大学副校长及以上级别的外宾或代表团、国际知名人士、著名学者、杰出校友或我校名誉教授等来访。
    2、校级外事接待由国际交流处具体安排，包括机场迎送、安排食宿、用车、校领导会见及宴请、参观游览和陪同等。必要时邀请相关单位负责人和专家出席。

3、校级外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，校内各单位应予以协助安排。

4、接待完毕后，国际交流处负责填写《外宾接待情况登记表》和整理照片，归入外事档案。

（二）其他外事接待

1、其他外事接待系指外宾应部门或个人的邀请来访，活动内容仅涉及某个部门的接待活动。凡涉及到学校教学、科研、管理和后勤部门的来访均在此列。

2、接待外宾来访，接待单位须在来宾到访之前一周报国际交流处备案。其中，涉及以单位名义签订合作协议或技术、资源输出的，须在来宾到访之前将计划报国际交流处审核，必要时报校领导或上级主管部门审批；以政治制度、法律制度、宗教、社会组织与管理等为主题或需要开展社会调查和实地考察的交流活动，须在向对方发出邀请之前报国际交流处审核，必要时由国际交流处报校领导或上级主管部门审批。

3、由国外团体或个人直接与校内各单位联系的外事来访，由该单位负责接待，国际交流处予以协助；由国外团体或个人通过国际交流处联系的外事来访，由国际交流处征求校内相关单位意见，如相关单位同意接待，则由该单位负责接待，国际交流处予以协助。
    4、接待过程中如涉及重要人士需邀请校领导出席时，须提前三天向国际交流处提交接待计划（包括来访目的、来访者背景资料、日程安排等），由国际交流处负责邀请校领导出席。

5、外单位邀请的外宾顺访我校时，接待单位须事先报国际交流处备案。

6、接待过程中涉及的具体项目和环节，相关单位应安排专人落实。如确有需要和困难，可要求国际交流处参加部分环节的接待工作或提供协助。

7、接待完毕后，接待单位负责填写《外宾接待情况登记表》和整理照片，两周内交国际交流处存档。

第四条  接待费用的管理和开支标准

（一）校级外事接待，所需费用从学校的外事接待费中支出。

（二）其他外事接待，除由学校专项经费支持的项目外，所需费用一般由各接待单位自行解决；如有必要，各单位也可于外宾成行之前向国际交流处提出申请，根据具体情况从学校外事接待费中支付部分食宿费用。资助项目和额度根据学校当年的相关预算而定。

（三）接待费用开支标准

1、外宾日常伙食费用开支标准：

日常伙食费用标准：每人每天100元。

2、宴请费用标准

每人每次50至100元。

3、住房标准

副校长以上级别或学校的重要外宾：套房；

一般外宾：标准间。

4、其它费用

外宾来访期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用自理。

第五条  注意事项

1、来访人员在当地签证时如需《被授权单位签证通知表》，校内邀请单位须在来访人员来华前一个月向国际交流处提出申请，由国际交流处上报广东省外事办公室办理相关手续。

2、外国政府官员、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员来访，须经由国际交流处提前上报广东省外事办公室。

3、在接待外宾过程中，各部门应本着节约高效的原则，安排好外宾的食宿、交流和工作日程。接待人员应态度热情、周到细致，保证外宾的安全，发现问题要及时请示汇报。

第六条  本办法自公布之日起执行，由国际交流处负责解释。