华南农业大学文件 |
华南农办〔2015〕39号 |
关于做好2015年度归档工作的通知
各学院、部处、各单位：
根据学校档案工作要求，凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属华南农业大学档案，均需按时向档案馆移交保存。为了做好2014年度我校形成和处理完毕的各门类档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、强化收集工作力度，确保归档文件齐全完整
各单位要根据《华南农业大学档案工作管理办法》（华南农办〔2010〕129号）、《华南农业大学电子文件归档管理办法》（华南农办〔2010〕112号）和《华南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表》（华南农办〔2008〕60号）中的归档内容和要求，认真做好本单位职能活动中形成的文件材料的收集整理工作，确保文件材料齐全完整。根据近年上级有关文件精神，要特别加强对归档材料电子版的收集，保证归档材料“双套制”归档。
二、加强领导，精心组织，按时完成归档任务
各单位要高度重视文件归档管理工作，分管档案工作的领导及兼职档案管理人员要集中精力、集中时间组织好文件材料的整理归档工作，解决好归档工作中存在的实际问题，确保各类文件材料齐全完整按时归档。
三、归档要求
（一）纸质档案归档要求。各单位在进行材料归档前，请将归档材料目录预先录入至学校档案管理系统中各单位的前端录入表中，档案馆将按照各单位录入档案系统中的目录打印出移交清单，同时按移交清单验收材料，未录入系统的归档材料移交时必须同时移交Excel表格形式的电子版归档目录表，目录表格可从华农电子文件归档QQ群（群号186698647）共享文件中下载。
（二）电子档案归档要求。档案馆为各单位提供三种电子文件归档形式，一是将电子文件直接上传至档案管理系统中，即前端录入用户在档案系统中录入归档材料目录的同时上传对应的电子文件（适合各单位的计划总结等单份小文件）；二是将电子文件上传至档案馆为各单位设置的电子文件上传空间中，方便档案馆按类集中刻录光盘（适合各学院毕业生合影电子版等）；三是电子文件材料直接以光盘形式移交（适合新生招生信息表及入学电子照，毕业生基本信息及电子毕业照、毕业生成绩电子版等已按主题集中存储的大容量归档）。
（三）各单位请在规定的时间内做好归档工作。按年度归档的档案材料，其目录的录入、电子文件的上传、档案实体及电子光盘的移交工作要求在
（四）党委办公室和校长办公室在协同办公（OA）系统中形成的文件材料，原则上按照“双套制”的原则归档，具体操作办法由档案馆与党委办公室、校长办公室根据OA系统与档案系统对接归档的实现情况商定。
特此通知。
附件：1．各单位归档主要内容及归档时间一览表
2．华南农业大学归档电子文件登记表（纸质文件电子文档及OA发文适用）
3．华南农业大学归档电子文件登记表（纸质文件电子文档及OA外收文、内收文适用）
华南农业大学
2015年4月2日
电 话：85280020（文书档案室）
85286052（科技档案室）
公开方式：主动公开
