华南农业大学协同办公系统管理办法（试行）
华南农办〔2017〕8号
第一章 总 则
第一条 华南农业大学协同办公系统（以下简称“OA系统”）是基于校园网，覆盖学校各学院、部处、各单位的综合办公平台。该系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提高工作效率、提升工作水平的重要平台。为保障OA系统顺利运行并规范管理，特制定本办法。
第二条 OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求，采用浏览器/服务器结构作为基本运行平台和信息交换基础。
第三条 OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息； 浏览器作为展现和处理办公数据信息的窗口，供学校领导、各部处、学院（教学部）及直属单位进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。
第四条 OA系统划分为个人空间、单位空间和学校空间三大空间板块，具体功能根据用户权限的差异而有所不同。个人空间主要用于个人公文管理、办理；单位空间用于单位内部通知、学习交流等，由各单位自行建设；学校空间用于信息发布。
第五条 各类用户操作指南及电子公文流程使用说明，详见OA系统中学校空间“OA系统操作及公文运转指南”栏目。
第二章 组织管理
第六条 OA系统运行由学校统一管理，党委办公室、校长办公室是OA系统的主管部门，负责制定OA系统建设计划，并组织协调实施；制定OA系统的有关管理制度，实行严格管理；根据用户需求组织开展相关培训。校长办公室指定专人作为系统管理员，负责OA系统的日常管理与监督，起草相关制度规范、计划方案等工作。
第七条 现代教育技术中心是OA系统的技术支持和项目实施协作部门，负责保障校园网络的畅通和OA系统的安全；负责提供OA系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务。现代教育技术中心指定专人作为技术管理员，保障OA系统正常运行，定期备份数据。
第八条 各单位确定一名负责人分管本单位OA系统工作，指定一名公文运转员和一名系统管理员（两者可兼任）。单位公文运转员原则上须由单位办公室主任或综合科科长担任，系统管理员要求熟悉OA系统操作，有一定的计算机基础。
第九条 单位OA系统负责人职责：
（一）负责OA系统本单位子系统的规划和建设；
（二）组织完成OA系统建设和应用推广的各项任务；
（三）负责组织本单位人员培训；
（四）负责本单位OA系统的安全和保密工作；
（五）对本单位公文运转员和系统管理员的工作进行督促和检查；
（六）负责本单位OA系统工作的其他事宜。
第十条 单位公文运转员职责：
（一）负责OA系统本单位公文的接收、传递和发送；
（二）负责发布本单位的通知公告；
（三）负责本单位公文的归档工作；
（四）负责规范本单位内部公文运转；
（五）协助单位负责人开展OA系统的有关工作；
（六）接受学校系统管理员的业务指导和监督管理。
第十一条 单位系统管理员职责：
（一）负责本单位系统信息的维护；
（二）管理本单位用户，包括增加、修改、注销本单位用户；
（三）培训和指导本单位用户使用系统；
（四）确保本单位办公网络安全、畅通；
（五）协助学校设计本单位相关的办事流程；
（六）根据单位需求，建设单位空间；
（七）协助单位负责人开展OA系统的有关工作；
（八）接受学校技术管理员的技术指导和监督管理。
第十二条 档案馆按照电子档案管理的有关规定，对OA系统运行中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类电子档案的安全管理和查询利用等工作。
第三章 电子公文管理
第十三条 本办法中的电子公文特指非涉密的全校各类党政公文，是在学校日常工作中通过OA系统运转形成的具有规范格式的公文电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录；主要包括党政发文、校外收文、校内收文、会议纪要以及校内通知等文件。
第十四条 除涉密和不便通过OA系统运转的公文外，学校所有公文处理均通过OA系统以电子公文形式运转。
第十五条 电子公文的文种、格式、行文规则依照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）执行。
第十六条 党政发文。以学校党政名义对内和对外行文，由发文主办部门（单位）在OA系统中创建新文稿后即启动发文办理流程。
第十七条 校外收文。指上级机关和非隶属单位普通来文，由党委办公室、校长办公室将文件上传至OA系统后，启动校外收文处理流程。
第十八条 校内收文。指校内请示、报告等，是各学院、部处、各单位向学校请示有关问题或报告有关事项的公文。由各单位在OA系统中创建文稿，启动内部请示、报告办理流程。
第十九条 会议纪要。指党委常委会议纪要、校长办公会议纪要、专题会议纪要，由党委办公室、校长办公室或会议组织部门负责记录，会议纪要由党委办公室或校长办公室负责上传至OA系统，在系统中流转处理。
第二十条 校内通知。指党委办公室、校长办公室或各二级单位面向学校相关单位或师生发布的通知通告。由主办单位在OA系统中创建通知文稿，启动通知发布流程。
（一）有关学校组织的全校性工作会议及活动的通知，以及涉及多部门（单位）工作并需相关部门（单位）负责人或办公室主任（综合科科长）参加的会议及活动的通知，须以党办、校办名义发布。
（二）有关各学院、部处、各单位业务范围内的常规性工作通知及周知性的通知通告，以及职能部门、教辅单位为处理业务工作所召开的，需相关单位对口业务人员参加的会议及活动的通知，可以二级单位名义自行发布。
第二十一条 所有电子公文运转，须先经主办单位领导审批，由学校文秘人员、或单位公文运转员负责对外运转或发布。
第二十二条 各单位接收电子公文时，应当认真核对公文，确认无误后方可接收，对紧急公文应及时签收办理。对不能正常接收或公文格式有误的电子公文，接收单位应及时与发送单位联系解决。
第二十三条 各二级单位之间往来的平行文，可通过OA系统 “二级单位公文处理登记表”流程运转。各单位接收电子公文后，可通过“二级单位收文处理登记表”流程运转。
第二十四条 OA系统每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成公文处理工作，并在系统的公文处理单上留下痕迹。办理人处理完自己应处理的公文后，应及时将公文发送给流程设定的下一环节办理人。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的对象发送，接收方收到公文后，应及时办理。如果接收方发现来文不属于自己的职权范围，应及时主动告知流程上一环节办理人取回公文。
第二十五条 为确保电子公文处理的时效性，党委办公室、校长办公室、各单位各级领导和公文运转员应在每个工作日的上班后、下班前至少进入OA系统浏览一次，查看并处理公文。
学校文秘人员、各单位公文运转员等经常使用OA系统的用户如因出差或请假而无法处理公文的，须事先通过OA系统中的工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切责任和义务。
第二十六条 学校电子公文归档实行纸质文档和电子文档双套归档制。学校电子公文由党委办公室、校长办公室各负责岗位从OA系统中统一打印，加盖办公室公章后，移交档案馆归档。各单位在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本单位公文运转员整理归档，加盖本单位公章，存放本单位备查。
第二十七条 电子公文效力
（一）OA系统中电子公文，与相应纸质公文具有同等的效力。
（二）对外发文和用于存档的纸质公文由党委办公室、校长办公室统一印制。
（三）如需凭纸质公文办理相关业务的，相关单位须在公文处理单中注明，经审核批准后，由党委办公室或校长办公室负责打印盖章供相关单位领取使用。
（四）各单位可将OA系统公开发布的公文打印成纸质文件，该纸质文件与电子公文具有同等效力。
（五）非公开发布或过程性的学校党政电子公文，各单位及个人不得复制成纸质形式作正式文件使用。
第四章 用户管理
第二十八条 OA系统的用户范围是全校在职在编教职工，用户实行实名制账户管理，使用学校邮箱用户名登录。
第二十九条 系统用户的权限由党委办公室、校长办公室根据该用户的岗位职责设定，并根据岗位和分工的调整而变更。
第三十条 各单位均分配一个单位系统管理员账号，可管理单位空间、用户信息、权限控制等，由单位系统管理员使用。单位系统管理员账号的申请和注销需经校长办公室同意后，由现代教育技术中心进行相应操作。
第三十一条 新用户注册：新用户填写基本信息，经单位领导审核后，由单位系统管理员进行新增用户操作，并根据用户身份赋予相应的权限。新单位注册：由新单位向校长办公室提交申请，经批准后由现代教育技术中心添加。
第三十二条 用户调整：单位内部岗位调整，由单位系统管理员进行岗位及权限修改；校内单位之间岗位调整，由用户原所在单位发起“OA系统用户单位信息变更申请表”流程，经原单位负责人审批后，由原单位系统管理员作调出操作，提交学校技术管理员作用户单位调整操作，接收单位系统管理员启用调整的用户，根据用户身份赋予相应的权限；调离学校的用户，由用户原所在单位系统管理员提出申请，经单位负责人同意后，进行注销操作，注销之前，用户必须将所有待办事项处理完毕。
第三十三条 单位系统管理员做好用户新增、修改及注销等记录，定期报校长办公室、现代教育技术中心备案。公文运转员、系统管理员变更，须报校长办公室备案。
第三十四条 单位公文运转员或单位系统管理员发生变更的，须按照本办法所规定的职责范围完成工作交接，做好“传帮带”工作，培养接手工作人员尽快熟悉工作，学校提供相应的培训材料和操作指南。
第三十五条 用户应妥善保管个人账号、密码等，严禁提供给无关人员。用户密码应经常更换，使用强度较高的密码，密码应同时包含字母、数字和特殊字符，长度不少于8位。登录系统后因故离开时要退出系统，以确保账号安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知单位系统管理员处理。因泄露个人密码或盗取他人密码造成不良后果的，将依法依规追究相关人员责任。
第三十六条 用户在使用OA系统过程中，有关公文运转方面的问题，如本单位公文运转员无法解决的，则由单位公文运转员向校长办公室反映；有关系统故障等技术问题，如本单位系统管理员无法解决的，可由本单位系统管理员向现代教育技术中心反映。
第五章 安全管理
第三十七条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》（国务院令第147号）和《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》（公安部令第33号），严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》（教技〔1996〕55号）和《华南农业大学校园计算机网络管理办法》（华南农办〔2005〕65号）。
第三十八条 现代教育技术中心为OA系统提供主服务器及其备份服务器并保证全时开机，始终保持OA系统正常运行，同时须建立服务器运行日志，日志保存30日以上。
第三十九条 学校技术管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止OA系统数据丢失或被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第四十条 登录OA系统的计算机必须安装杀毒软件，用户应定期对电脑进行杀毒，使用外来磁盘必须进行检测，严防病毒破坏OA系统。
第四十一条 所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在OA系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造或输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第四十二条 所有用户应按规定的权限阅读和使用OA系统提供的信息。不得盗用他人账号，不得干扰其他用户正常使用OA系统。
第四十三条 所有OA系统用户均有保密责任；不得在系统中发布涉及国家和学校秘密的信息。
第四十四条 用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统。
第四十五条 OA系统如出现故障，现代教育技术中心应及时在校园网发布公告，并排除故障。如故障无法及时排除，各单位可暂时按照原纸质文件方式运转，确保正常办公。待OA系统恢复正常后，须在系统中重新补走相关流程。
第六章 责任与处罚
第四十六条 各单位工作人员，应充分认识OA系统工作的重要性，认真履行岗位职责，积极配合推进OA系统工作，积极参加学校组织的系统操作培训，严格按照系统设定的办公流程进行操作，努力适应办公自动化对工作人员提出的要求。
第四十七条 在使用OA系统过程中，如对系统的硬件、软件和信息安全等造成不良影响，导致系统不能正常运转的，学校将视情节轻重予以问责。
第四十八条 违反本办法及国家有关法律、法规，给国家、集体或他人合法权益造成损失的，将依法追究其相应法律责任。
第七章 附 则
第四十九条 本办法由校长办公室负责解释。
第五十条 本办法自发布之日起试行。
