华南农业大学档案管理办法

华南农办〔2022〕104号

第一章  总  则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《机关档案管理规定》等法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的学校档案，是指学校在招生、教学、科研、管理、社会服务等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校档案的收集范围应符合国家有关规定。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是检查和评估学校治理水平的重要标志之一。档案资料依规归档移交是所有工作的最后一环。学校加强对档案工作的领导和管理，将其纳入学校和各单位的整体发展规划和年度工作计划、管理制度以及有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作依法有序开展。

第四条  学校档案工作实行统一领导、分级管理原则。校内各单位在工作活动中形成的各种形式与载体的档案，均由学校档案馆组织管理，做到应收尽收、应归尽归，以确保档案完整、准确、系统和安全，依规开发利用。任何单位和个人不得将应归档的材料据为己有。

第五条  学校档案工作由学校党委领导，校长负责，并明确一名分管档案工作的校领导，同时接受广东省教育主管部门和省档案业务部门的指导、监督与检查。

第二章  档案管理机构与职责

第六条  学校档案馆是学校档案工作管理和档案利用的专门机构，其主要职责包括：

（一）制订学校档案工作制度；

（二）协同制订学校档案工作规划；

（三）组织拟订并实施学校档案工作业务规范；

（四）负责学校各类实体档案和电子档案的收集（征集）、管理和利用，组织实施学校档案信息化建设；

（五）对学校各单位档案工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理法规、不按规定归档的单位和个人提出问责建议；

（六）组织开展档案学术研究和交流活动。编研、出版档案史料，开发档案信息资源；组织档案宣传教育活动和档案工作人员业务培训；

（七）严格执行保密制度，做好档案馆内档案的安全保密工作；

（八）完成上级主管部门和学校交办的其他档案管理工作。 

第七条  校内各单位是档案材料形成与归档的部门，接受档案馆的业务指导、监督和检查，其主要职责包括：

（一）制订并组织实施本单位档案工作的规章制度、工作计划；

（二）按照学校规定做好本单位各类文件材料的保管、整理、立卷等工作，做到完整、准确、系统、安全，并按归档范围、归档要求，按规范及时移交；

（三）做好本单位档案工作风险防控，对涉及国家秘密、个人隐私、专利、技术秘密或者商业秘密的档案严格保密；

（四）确定一名单位负责人分管本单位的档案工作，统筹、督促、审核本单位档案工作相关事务；确定兼职档案员，负责具体落实本单位档案工作。

第三章  档案的收集、管理和利用

第八条  学校实行实体档案材料和电子文件同步归档。归档的档案材料类型与范围按国家相关规定的要求执行。

第九条  学校实行档案材料形成单位、职能部门立卷的归档制度。档案材料形成单位、各职能部门对各自负责立卷归档的材料应按归档范围与要求及时进行整理、组卷、装订，并按规范及时移交给档案管理部门。

第十条  归档的档案材料应当符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档按国家档案局等关于电子文件归档与电子档案管理规范执行。

第十一条  学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，各职能部门应按照相应档案类型的归档范围对项目相关材料进行检查、验收，有效保障后期项目档案的准确、系统和完整。

第十二条  归档要求。校内各单位按自然年度形成的文件材料，在次年六月底前完成归档；按教学年度形成的文件材料，在学年度结束六个月内完成归档；科学技术研究档案在项目完成通过鉴定验收后一年内或项目执行期结束后二年内完成归档；基建项目档案在项目完成通过竣工验收后六个月内完成归档；重要重大活动档案在活动结束后两个月内完成归档。学校的人事、会计文件材料以及校属企业和医院的文件材料的归档范围和时间，从其专门规定，按上级相关管理规定办理。

第十三条  干部人事档案由学校党委组织部管理。人力资源处负责将新进教工的人事档案收集齐全，对材料进行鉴别后，移交档案馆归档。档案馆按《干部人事档案工作条例》有关干部人事档案工作机构的职责要求，负责做好立卷、整理、保管和利用服务工作。

学生人事档案的管理，由党委学生工作部（党委研究生工作部）负责统筹协调；各教学单位负责学生人事档案的接收、建档、归档、整理、统计、利用和转递；档案馆负责组织指导和监督，提供库房集中保管学生人事档案。

第十四条  学校各单位与校外其他单位分工协作完成的项目，须向档案馆提交一套完整的档案。

第十五条 学校所属机构撤销或合并时，原机构须指定专人负责档案的保护和移交工作，对本部门形成的所有档案材料进行清查、整理，编制好移交清册及目录，一并向学校档案馆移交。

第十六条  学校各级领导和工作人员岗位变动时，须主动将本职岗位应归档的文件材料移交本单位档案员归档，做好岗位档案材料的清理与交接手续，以维护学校历史记录的完整、系统。

第十七条  档案馆按照相关法律法规和学校的规定保管档案材料，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条  保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按照国家有关保密的法律、行政法规及学校涉密档案管理制度执行。

第十九条 档案馆建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计，并按国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计报表。

第二十条  档案馆在系统收集和安全保管档案的基础上，积极开展档案开发和利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。

第四章  条件保障

第二十一条  学校为档案馆配备充足的档案管理专门人才，提高档案管理水平。

第二十二条  学校将档案工作和档案资源建设所需经费列入常规工作预算，保证档案工作需要。

第二十三条  学校为档案馆提供专用的、符合《机关档案管理规定》和《档案馆建设标准》（建标103-2008）的档案用房和管理设施。配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施存放声像、电子等特殊载体档案。设立符合档案保密规定的专门库房存放涉密档案。

第二十四条  学校加强档案信息化基础设施和信息安全设施建设。将数字档案室建设纳入智慧校园整体建设规划，保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。

第五章  纪律与责任追究

第二十五条  在学校档案管理工作中，各单位及工作人员均须严格遵守工作纪律，确保学校档案的齐全完整、系统安全和便于利用。任何单位和个人不得有以下行为：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案；

（三）涂改、伪造档案；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第二十六条  校内各单位及个人违反学校档案管理工作纪律和相关规定，出现本办法第二十五条行为之一的，视其行为性质、情节轻重和造成的后果给予以下处理：

（一）由学校责令限期整改；

（二）由学校责令作出书面检查；

（三）由分管档案工作的校领导约谈；

（四）通报批评；

（五）造成档案损失的，由档案馆、立卷归档部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失；

（六）法律、法规、规章及学校规定的其他处理措施。

以上各项处理可以并处。同时，构成违纪的，由学校依照有关党纪法规和学校规定作出处理；应追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关部门、单位及其领导人员实行问责；涉嫌犯罪的，移送国家有关机关处理。

第六章  附  则

第二十七条  附属小学、幼儿园等附属单位，应设立综合档案室对本单位档案进行集中统一管理。具体管理办法由各附属单位参照本办法另行制定。档案馆负责指导和监督。 

第二十八条  本办法由文博馆（档案馆 华南农业博物馆）负责解释。

第二十九条  本办法自公布之日起施行。原《华南农业大学档案工作管理办法》（华南农办〔2010〕129号）同时废止。